Sachverhalt:

Am 17.08.2017 wurde eine fachtechnische Schwerpunktprüfung und die Prüfung von Vergaben bei der Gemeinde Dorstadt für das Haushaltsjahr 2016 durchgeführt.

Zum Prüfbericht wird wie folgt Stellung genommen:

(6.1) Vorlagepflicht beim RPA versäumt

Wird zukünftig beachtet.

(6.2) Unvollständige Dokumentation

Wird zukünftig beachtet. Seit Beschluss des Rates wird über den gesamten Verfahrensstand eine elektronische Akte geführt.

(6.3) Vergleichsangebote fehlen

Architekten- und Ingenieurleistungen sind bei einem Auftragswert unterhalb der EU-Schwellenwerte keine Leistungen i.S. der VOL (§ 1 VOL/A 2. Spiegelstrich). Architekten- und Ingenieurleistungen gelten als nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbare Leistungen (die Lösung einer Planungsaufgabe ist vorab nicht beschreibbar).

Zum Abschluss eines Architekten-/Ingenieurvertrags haben die öffentlichen Auftraggeber unterhalb der EU-Schwellenwerte die Möglichkeit, einen Architekten-/Ingenieurleistung freihändig zu vergeben.

Die „Freihändige Vergabe“ einer Architekten-/Ingenieurleistung ist nach § 31 Abs. 1 GemHVO zulässig (die „Natur des Geschäfts“ rechtfertigt diese Vergabeart). Architekten-/ Ingenieurleistungen sind geistig-schöpferische Leistungen und keine marktgängigen Leistungen. Insofern unterscheiden sich die Architekten-/Ingenieurleistungen erheblich von den VOB-Bauleistungen oder VOL-Liefer- und Dienstleistungen. Freiberufliche Dienstleistungen sind für eine Ausschreibung weniger geeignet. Die Beauftragung eines Architekten/Ingenieurs ist Vertrauenssache, was letztlich entscheidend die Freihändige Vergabe rechtfertigt.

Architekten-/Ingenieurleistungen sollen grundsätzlich dem Büro übertragen werden, das über ausreichende Erfahrungen verfügt, dessen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im konkreten Auftragsfall gegeben ist und das im Übrigen auch Gewähr für eine wirtschaftliche Planung und Bauausführung bieten kann.

Die am häufigsten praktizierte Vergabeart ist die Freihändige Einzelvergabe. Es ist zulässig, eine Architekten-/Ingenieurleistung unmittelbar einem (einzigen) Büro zu übertragen, ohne zuvor ein bestimmtes Verfahren durchzuführen oder mehrere Angebote einzuholen. Es ist auch zulässig und beispielsweise im Tiefbaubereich meist auch zweckmäßig, Aufträge wiederholt demselben Architekten-/Ingenieurbüro zu erteilen.

Architekten-/Ingenieurleistungen können auch erst nach vorheriger Einholung  von Honorarangeboten vergeben werden. Die Durchführung eines solchen „freihändigen Preiswettbewerbs“ ist zulässig, wenn Architekten-/Ingenieurleistungen vergeben werden sollen, die noch nicht in Leistungsbildern in der HOAI erfasst sind bzw. für die noch „freie Honorare“ vereinbart werden dürfen.

Sind Architekten-/Ingenieurleistungen jedoch nach der HOAI zu honorieren, ist bei Einholung von Honorarangeboten darauf zu achten, dass die Leistungen auch entsprechend dieser Bestimmungen honoriert werden.

(6.4) Vertragsgrundlage mit dem Planer

Ein Ing.-Vertrag ist beim Planungsbüro angefordert.

(6.5) Eigenerklärungen

Wird zukünftig beachtet. Das beauftragte Planungsbüro ist nicht zum erstmal im Bereich der Samtgemeinde Oderwald tätig. Es ist als zuverlässig anerkannt. Auf die Einholung der Eigenerklärung wurde verzichtet, da Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit aufgrund eigener Erfahrungen beurteilt werden konnten.

(6.6) Honorar

Siehe (6.3) vorletzter und letzter Absatz.

Bei der Prüfung wurde insbesondere auf die Rechtmäßigkeit sowie die Wirtschaftlichkeit der Vergaben geachtet.

Zur Prüfung wurden Sachvorgänge sowie Kassen- und technische Unterlagen herangezogen.

Als Ergebnis des fachtechnischen Teils der Prüfung der Jahresrechnungen 2016 ist festzustellen, dass die geprüften Vergaben, bis auf die im Prüfbericht dargestellten Prüfungsfeststellungen, ordnungsgemäß durchgeführt und die in Auftrag gegebenen Maßnahmen und Abrechnungen – soweit überprüft - sachgerecht abgerechnet worden sind.

Der detaillierte Bericht des Rechnungsprüfungsamtes des Landkreises Wolfenbüttel ist als Anlage beigefügt und ist lediglich zur Kenntnis zu nehmen.

Finanzielle Auswirkungen: